Privacyverklaring Reformed

1. Waarom deze privacyverklaring?

1.1 Dit is de privacyverklaring van Reformed BV. Onze bedrijfs- en contactgegevens vind je in artikel 3.

1.2 Wij nemen jouw privacy ernstig en nemen alle passende maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1.3 Deze verklaring geldt voor de verwerking van jouw gegevens door Reformed via onze website https://reformedpersonaltraining.be en via onze diensten (online coaching, 1-op-1 personal training, small group coaching en voedingsbegeleiding). We leggen uit welke persoonsgegevens we verwerken, hoe en waarom we dat doen, welke rechten je hebt en met wie we je gegevens kunnen delen.

Je kan deze verklaring altijd raadplegen op onze website. Voor vragen of verzoeken kan je mailen naar info@reformedpersonaltraining.be.

1.4 Deze verklaring geldt niet voor het privacybeleid van derden, of van websites en apps waarnaar we via links verwijzen.

1.5 Wij kunnen deze privacyverklaring op elk moment wijzigen. De gewijzigde versie wordt op onze website bekendgemaakt.

1.6 Deze privacyverklaring valt onder Belgisch recht. Enkel de rechtbanken van het arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent, zijn bevoegd bij een geschil.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

2.1 Wij, Reformed BV. Wij zijn de zogenaamde verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat wij het doel en de middelen van de verwerking bepalen en instaan voor de rechtmatige en correcte verwerking van jouw persoonsgegevens via onze website en diensten.

3. Hoe kan je ons contacteren?

4. Welke gegevens verwerken wij van jou en hoe?

4.1 Welke gegevens?

Identificatiegegevens zoals je naam, voornaam, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, adres, beroep en je naam op Instagram of Facebook.

We verwerken deze gegevens wanneer je:

• contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of sociale media;
• een gratis intake of aanvraag indient via het formulier op onze website;
• je inschrijft voor een programma, abonnement of dienst;
• een account aanmaakt op ons online coachingplatform of in onze app (indien van toepassing).

Bedrijfsgegevens zoals bedrijfsnaam, adres van de zetel en btw-nummer (voor zakelijke klanten).

Gezondheids- en fitnessgegevens, zoals:

• medische informatie die relevant is voor coaching en training (blessures, aandoeningen, medicatie);
• fysieke gegevens (lengte, gewicht, lichaamssamenstelling);
• doelen, struikelblokken, stressniveau en motivatie;
• voortgang en trainingsresultaten;
• voedingsinformatie en eetgewoonten.

Deze bijzondere persoonsgegevens verwerken we alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming. Ze zijn nodig om je veilig en effectief te begeleiden.

Financiële gegevens zoals je bankrekeningnummer (IBAN) voor SEPA-domiciliëring, factuurgegevens en betalingsgeschiedenis. In het aanvraagformulier vragen we ook of je bereid bent om in coaching te investeren en of je hier zelfstandig over beslist.

Communicatiegegevens: persoonsgegevens die je zelf meedeelt via e-mail, telefoon, formulieren, sociale media, chat of ons online platform.

Elektronische gegevens: apparaatgegevens, IP-adres, browser en besturingssysteem, bezochte pagina’s, datum en tijd van bezoek, en cookies.

Trainings- en gebruiksgegevens: informatie over je deelname aan programma’s, geboekte sessies, aanwezigheid, toegang tot online content, voortgang en gebruik van ons platform of onze app.

4.2 Hoe ontvangen wij jouw gegevens?

We ontvangen je gegevens rechtstreeks van jou, via:

• ons e-mailadres, telefoonnummer of sociale media;
• het intake- en aanvraagformulier op onze website;
• inschrijvingsformulieren voor programma’s en abonnementen;
• ons online coachingplatform of onze app;
• intake-, kennismakings- of evaluatiegesprekken.

We kunnen ook gegevens verwerken via cookies op onze website. Meer daarover lees je in de cookiemelding op onze website.

4.3 Noodzaak

De verwerking van deze gegevens is nodig voor de doeleinden in artikel 5.

5. Waarom en op welke basis verwerken wij jouw persoonsgegevens?

5.1 Doeleinden

Beoordelen van je aanvraag en inplannen van een intake. Via het aanvraagformulier bekijken we of onze coaching aansluit bij jouw doelen, verwachtingen en situatie, en plannen we een kennismakingsgesprek. Dit gebeurt op jouw verzoek, voorafgaand aan een overeenkomst. Voor de gezondheidsgegevens die je daarbij deelt, vragen we je uitdrukkelijke toestemming.

Uitvoering van de overeenkomst en dienstverlening. We gebruiken je gegevens om onze coaching-, trainings- en begeleidingsdiensten te leveren, waaronder:

• het opstellen van persoonlijke trainingsschema’s en voedingsplannen;
• coaching en begeleiding, online en in de studio;
• het opvolgen van je voortgang en resultaten;
• het plannen en beheren van afspraken en sessies;
• toegang tot ons online platform, onze app en trainingsmateriaal;
• betalingen en facturatie;
• het beheren van abonnementen en verlengingen.

De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst met jou. Zonder deze gegevens kunnen we onze diensten niet leveren.

Contact, inlichtingen en klantenservice. We gebruiken je gegevens om met je in contact te komen, je vragen te beantwoorden en je te informeren over Reformed en onze dienstverlening. Dit steunt op ons gerechtvaardigd belang, voor zover dat zwaarder weegt dan jouw privacybelangen.

Direct marketing. We kunnen je informatie sturen over Reformed, onze programma’s, activiteiten, tips en inspiratie, bijvoorbeeld via een nieuwsbrief.

• Ben je al klant, dan steunt dit op ons gerechtvaardigd belang.
• Ben je geen klant, dan vragen we vooraf je toestemming voor elektronische marketingberichten.
• Je kan altijd gratis en zonder reden bezwaar maken of je uitschrijven via info@reformedpersonaltraining.be (zie ook artikel 9.3).

Goede werking van onze website, platform en app. Bij een bezoek kunnen we elektronische gegevens zoals cookies en je IP-adres verwerken. Cookies verbeteren de gebruikservaring, bewaren je voorkeuren en helpen ons statistieken te verzamelen. Meer info lees je in de cookiemelding op onze website.

Verbetering van onze diensten. We analyseren geanonimiseerde gebruiksgegevens om onze diensten en programma’s te verbeteren. Dit steunt op ons gerechtvaardigd belang.

Doorgifte aan partners en dienstverleners. We kunnen gegevens doorgeven aan IT-partners, betalingsproviders, webbeheerders, hostingproviders en andere dienstverleners die nodig zijn om onze diensten te leveren (zie artikel 6).

Naleving van de wet. We verwerken gegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de boekhoudkundige bewaarplicht.

5.2 Geen geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen beslissingen over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking of profilering gebaseerd zijn. Elke aanvraag wordt door een persoon bekeken.

6. Wie ontvangt of verwerkt jouw gegevens nog?

6.1 Je gegevens worden ook verwerkt door partners en dienstverleners waarmee we samenwerken, zoals:

• webbeheerders en hostingproviders voor onze website;
• aanbieders van online formulieren en kantoorsoftware (zoals Google Workspace) waarmee we aanvragen ontvangen en beheren;
• IT-partners en aanbieders van ons online coachingplatform of onze app;
• betalingsproviders voor betalingen en SEPA-domiciliëring;
• e-mailmarketingproviders voor nieuwsbrieven;
• coaches of trainers die voor Reformed werken en toegang nodig hebben tot je gegevens;
• boekhouders en administratiekantoren.

6.2 Deze partijen verwerken je gegevens enkel in opdracht van Reformed en volgens onze instructies. We sluiten met hen verwerkersovereenkomsten voor een gelijkwaardig beschermingsniveau.

6.3 Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking door derden die niet in onze opdracht werken, maar zelf verantwoordelijk zijn.

6.4 Reformed kan verplicht worden je gegevens te verstrekken op grond van een wettelijke verplichting of op verzoek van toezichthouders of overheidsinstanties.

7. Worden jouw gegevens doorgegeven buiten de EU/EER?

7.1 Sommige dienstverleners (zoals Google) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. We geven je gegevens niet door buiten de EU/EER zonder passende waarborgen.

7.2 Zo’n doorgifte steunt altijd op passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijvoorbeeld het EU-VS Data Privacy Framework) of standaardcontractbepalingen.

8. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

8.1 We bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden in artikel 5, tenzij een wettelijke bepaling iets anders vereist.

8.2 Deze bewaartermijnen gelden:

8.3 Zijn je gegevens niet langer nodig, dan wissen of anonimiseren we ze.

9. Wat zijn jouw rechten?

9.1 Recht op informatie

Je hebt recht op informatie over de verwerking van je gegevens. Die vind je in deze privacyverklaring. Je kan ons altijd om bijkomende informatie vragen.

9.2 Recht op inzage, verbetering, verwijdering en beperking

Inzage. Je kan gratis één kopie van je gegevens krijgen. Voor bijkomende kopieën kunnen we een redelijke administratieve vergoeding vragen.

Verbetering. Zijn je gegevens onjuist of onvolledig, dan kan je vragen ze te corrigeren of aan te vullen.

Verwijdering, wanneer:

• de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze verwerkt werden;
• je je toestemming hebt ingetrokken;
• je bezwaar maakt tegen de verwerking;
• de gegevens onrechtmatig verwerkt werden;
• verwijdering nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Beperking van de verwerking, wanneer:

• je de juistheid van je gegevens betwist;
• de verwerking onrechtmatig is en je liever een beperking dan verwijdering wil;
• wij de gegevens niet meer nodig hebben, maar jij ze nog nodig hebt voor een rechtsvordering;
• je bezwaar hebt gemaakt en we nog nagaan of onze gerechtvaardigde gronden zwaarder wegen dan die van jou.

9.3 Recht op bezwaar

Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens. Tegen direct marketing kan dat altijd en gratis, via info@reformedpersonaltraining.be. In elke mailing kan je je ook uitschrijven.

9.4 Recht op overdraagbaarheid

Je kan je gegevens laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, als de verwerking steunt op je toestemming of op een overeenkomst en geautomatiseerd gebeurt.

9.5 Recht om je toestemming in te trekken

Steunt een verwerking op je toestemming (bijvoorbeeld voor gezondheidsgegevens of marketing), dan kan je die altijd intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

9.6 Recht om klacht in te dienen

Je kan klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Je kan ook altijd eerst contact opnemen met ons via info@reformedpersonaltraining.be.

9.7 Voorwaarden

Het uitoefenen van deze rechten hangt af van de voorwaarden in de geldende wetgeving, zoals de AVG/GDPR.

9.8 Hoe oefen je je rechten uit?

Stuur een verzoek naar info@reformedpersonaltraining.be en identificeer je voldoende. Twijfelen we aan je identiteit, dan kunnen we bijkomende informatie vragen, zoals een kopie van je identiteitskaart, voor zover nodig en proportioneel. Maak gegevens die niet nodig zijn voor de identificatie dan best onleesbaar.

10. Beveiliging van jouw gegevens

10.1 Reformed neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, onrechtmatige verwerking en andere risico’s.

10.2 Deze maatregelen omvatten onder meer:

• beveiligde verbindingen (SSL/TLS) en betrouwbare hostingproviders;
• toegangscontrole, zodat alleen bevoegde personen toegang hebben;
• regelmatige back-ups;
• beveiligde betalingssystemen;
• sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie op onze accounts waar mogelijk.

10.3 Absolute veiligheid kunnen we niet garanderen. Bij een datalek met een waarschijnlijk risico voor jouw rechten en vrijheden informeren we je volgens de wettelijke vereisten.

Vragen? Contacteer ons via info@reformedpersonaltraining.be.